Những quy định quan trọng về chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy là nghiệp vụ thường xuyên của kế toán cần phải thực hiện khi có yêu cầu từ phía người mua, lưu trữ hay khi có hàng hóa vận chuyển trên đường.

Và khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, kế toán cần phải nắm chắc về cách chuyển đổi cũng như ghi nhớ những nguyên tắc và điều kiện cần thiết trong khi chuyển đổi để tránh các sai sót không đáng có.

Trong bài viết này, sẽ tổng hợp những nguyên tắc cũng như cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy trên phần mềm hóa đơn điện tử.

Nội dung bài viết

  • Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để làm gì?
  • Quy định về việc chuyển đổi hóa đơn
  • Vậy hóa đơn chuyển đổi có gì khác so với đơn giấy?
  • Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn chuyển đổi
    • 1. Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có cần ký không?
    • 2. Hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu không?
    • 3. Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không?

Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để làm gì?

               
                            Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để làm gì?

Dựa theo Khoản 1 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC,

“Trong quá trình lưu thông, khi cần phải chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa (hữu hình), người bán hàng có thể thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy. Việc chuyển đổi này chỉ thực hiện một lần duy nhất”

Như vậy có nghĩa là hóa đơn chuyển đổi được sử dụng như một cách chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa trên xe khi đang trong quá trình vận chuyển.

Bên cạnh đó, việc chuyển đổi này cũng cần được đảm bảo tuân thủ các quy định về hóa đơn chuyển đổi. Đồng thời, phải có chữ ký và đóng dấu người đại diện theo pháp luật của người bán trên hóa đơn.

Một mục đích khác, chuyển đổi sang hóa đơn giấy cũng nhằm phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán.

Quy định về việc chuyển đổi hóa đơn

Như đã đề cập ở phần trên của bài viết, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử cần tuân thủ một số quy tắc, cụ thể là các Khoản 2, 3, 4 thuộc Điều 12 của Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Các bạn có thể tham khảo thêm trong thông tư để rõ hơn, mình sẽ chia sẻ ngắn gọn ở dưới đây.

nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn
                                   Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử là gì?

Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy với mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, hóa đơn chuyển đổi phải đảm bảo tuyệt đối các điều kiện sau:

+ Nội dung trên hóa đơn chuyển đổi phải được giữ toàn vẹn so với hóa đơn gốc;

+ Hóa đơn chuyển đổi phải có ký hiệu riêng để xác nhận, cụ thể là dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”

+ Phải có chữ ký đầy đủ họ tên của người thực hiện chuyển đổi trên hóa đơn chuyển đổi;

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có đầy đủ các yếu tố trên mới có giá trị về mặt pháp lý.

          Hóa đơn chuyển đổi hợp pháp khi có đầy đủ các thông tin như trên

Vậy hóa đơn chuyển đổi có gì khác so với đơn giấy?

Hóa đơn giấy là một hình thức hóa đơn truyền thống được tất cả các doanh nghiệp sử dụng trong thời gian từ trước tới nay. Tuy nhiên, hình thức này đang không còn phù hợp với thời kỳ công nghệ số bởi những hạn chế của nó cũng như những tính năng hiện đại của hóa đơn điện tử.

Nhận thấy những tích cực mà hóa đơn điện tử mang lại, nhà nước ta đang hưởng ứng đẩy mạnh các doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử nhằm khắc phục những hạn chế từ hóa đơn giấy cũng như để phù hợp hơn với xu hướng phát triển trong thời kỳ công nghệ số.

Với ưu điểm linh hoạt về tính năng, dễ dàng sử dụng và có thể chuyển đổi sang hóa đơn giấy khi cần thiết. Khả năng nhầm lẫn giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn giấy vẫn có khả năng xảy ra dù rất nhỏ.

Phân biệt hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử với hóa đơn giấy thế nào để hiểu rõ hơn về hóa đơn chuyển đổi.

Về ký hiệu trên hóa đơn: Số seri trên hóa đơn giấy có ký hiệu là VC/15P còn trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là VC/15E

Về chữ ký trên hóa đơn: Hóa đơn giấy sử dụng chữ tay thông thường. Đối với hóa đơn điện tử thì dùng chữ ký số. Chữ ký số trên hóa đơn điện tử có khả năng xác định nguồn gốc của hóa đơn đó.

Về liên của hóa đơn: hóa đơn giấy thông thường có nhiều liên 2 hoặc 3 liên trong đó 1 liên được viết qua giấy than và nội dung của các liên này phải giống nhau. Với hóa đơn điện tử thì nói không với liên.

Thực tế, những yếu tố so sánh trên cũng chính là sự khác biệt giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy.

Và sự khác biệt độc nhất, dễ nhận biết nhất chính là dòng chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” trên hóa đơn chuyển đổi.

Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn chuyển đổi

1. Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có cần ký không?

Trả lời: Hóa đơn chuyển đổi cần phải có chữ ký người đại diện pháp luật của bên bán.

Bởi theo quy định trong Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định rõ:

Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2,3,4 điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

2. Hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu không?

Trả lời: Hóa đơn điện tử chuyển đổi không nhất thiết phải có dấu của bên bán.

Nếu doanh nghiệp đã đáp ứng các điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định thì hệ thống sẽ cho phép kiểm soát chặt chẽ việc chuyển đổi hóa đơn và chỉ được chuyển đổi 1 lần thì hóa đơn chuyển đổi không nhất thiết phải có dấu của người bán.

3. Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không?

Trả lời: Hóa đơn điện tử chuyển đổi chỉ có giá trị pháp lý khi hóa đơn đó đảm bảo được các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn điện tử gốc.

Trên đây là cách phân biệt cũng như nguyên tắc, điều kiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Nếu có bất kỳ những thắc mắc nào về hóa đơn điện tử hay muốn trải nghiệm những tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo Hotline:

 

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ 

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ

Nguyễn Tuấn: 0989 189 892 (zalo) để được tư vấn miễn phí & hưởng chương trình khuyến mại đặc biệt.

Email: nguyentuan.kthn@gmail.com

Trung tâm kinh doanh Viettel Hà Nội: Tòa nhà CT36A Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội

Chi nhánh Bắc Ninh: 31 Lê Văn Thịnh, P Suối Hoa, TP Bắc Ninh

Chi Nhánh Hải Phòng: 102 Quán Nam, TP Hải Phòng

Chi nhánh Thanh Hóa: Tòa Nhà Chung Cư Phú Sơn, P Phú Sơn, TP Thanh Hóa

Trung tâm kinh doanh Viettel HCM: Tòa nhà Phúc Lộc Thọ, 35 Lê Văn Chí, Thủ Đức, Tp HCM

Tải bảng giá


Call Now Button
error: Content is protected !!